Hội nghị khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?

Có thể nói rằng một trong những biện pháp nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng cũng như chăm sóc khách hàng chu đáo nhất chính là các buổi hội nghị khách hàng. Đây là sự kiện diễn ra thường niên của mỗi doanh nghiệp. Để tổ chức thành công buổi hội nghị quan trọng này, bạn cần phải nắm rõ khái niệm cũng như những quy trình thực hiện. Bài viết dưới đây của QLCE tổng hợp tất tần tật những vấn đề xoay quanh về hội nghị cho khách hàng. Hãy cùng tham khảo nhé!

1. Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị tri ân khách hàng có tên tiếng anh là Customer Conference và thường được tổ chức vào giữa năm hoặc cuối năm. Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng còn được thực hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như họp mặt, lễ kỷ niệm, lễ tri ân, hội nghị vinh danh,… Tuy được dùng với tên gọi nào đi nữa thì buổi lễ này chính là hình thức quan trọng để gửi lời tri ân đến những khách hàng thân thiết, quảng bá những sản phẩm, dịch vụ của công ty. Đồng thời thông qua hội nghị, doanh nghiệp còn có thể thăm dò ý kiến khách hàng để có những định hướng cho quá trình hoạt động, phát triển kinh doanh. Từ đó, tạo điều kiện để doanh nghiệp thể hiện văn hoá hoạt động, tầm nhìn sứ mệnh, gia tăng mối quan hệ gắn kết với khách hàng cũ cũng như thu hút những khách hàng mới để tăng cường sức cạnh tranh.

2. Ý nghĩa của hội nghị khách hàng

2.1. Đối với phía doanh nghiệp

Như đã đề cập ở trên, tổ chức sự kiện tri ân khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng với doanh nghiệp. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp có thể dễ dàng gửi lời tri ân sâu sắc đến những khách hàng đã cùng đồng hành và tin tưởng công ty trong suốt thời gian qua. Đây là việc vô cùng ý nghĩa vì giúp công ty có thể giữ được sợi dây kết nối mật thiết với khách hàng của mình. Không những thế, hội nghị cho khách hàng còn tạo cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và thiết lập những mối quan hệ mới với khách hàng tiềm năng, từ đó có thể mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai. Chưa dừng lại ở đó, hội nghị còn giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, định hình phong cách và nét đặc trưng riêng biệt của công ty.

2.2. Đối với khách hàng

Bên cạnh những ý nghĩa đặc biệt mà hội nghị mang đến cho doanh nghiệp, đây còn là sự kiện đem lại những giá trị tuyệt vời cho khách hàng. Bởi đây chính là dịp để khách hàng có thể tiếp cận về quy trình, cách thức mà doanh nghiệp đó đã tạo ra sản phẩm, dịch vụ bấy lâu nay họ vẫn thường sử dụng. Ngoài ra, khi tham dự, khách hàng còn có thể biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác, xây dựng niềm tin vững chắc, có cơ hội nhận được những món quà tri ân, voucher giảm giá,…

3. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Với vai trò quan trọng cũng như lợi ích to lớn mà hội nghị mang đến thì quy trình tổ chức cần phải được thực hiện chu đáo, chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo và thu hút khách mời. Dưới đây là những bước để tổ chức hội nghị dành cho khách hàng, hãy cùng tham khảo nhé!

3.1. Lên danh sách khách mời

Sự kiện nào cũng thế, việc lên danh sách khách mời luôn là điều cần thiết và nên được ưu tiên thực hiện ngay từ ban đầu. Theo đó, bạn cần phải xác định sẽ mời những ai đến tham dự chương trình tri ân khách hàng của mình. Bên cạnh những vị khách chính như nhà phân phối, đại lý, nhà cung cấp, các đối tác thì bạn cũng cần mời giới truyền thông để xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Việc xác định lượng khách mời sẽ giúp doanh nghiệp có được kế hoạch đón tiếp trọn vẹn, chu đáo, dễ dàng tìm kiếm sảnh tiệc tổ chức phù hợp từ đó góp phần tạo thành công cho sự kiện.

3.2. Xác định thời gian tổ chức

Xác định thời gian cũng là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Theo đó, doanh nghiệp cần chọn thời điểm để tổ chức vào lúc đa số mọi người thảnh thời, có nhiều thời gian để tham dự hội nghị. Thông thường các doanh nghiệp thường chọn những ngày cuối tuần vào khung giờ từ 14h – 16h chiều để tổ chức sự kiện. Đây là khoảng thời gian được đánh giá tỷ lệ khách mời tham dự rất cao.

3.3. Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị

Không gian chính là yếu tố quan trọng trong việc tạo nên sự thành công cho hội nghị. Bên cạnh việc lựa chọn một địa điểm có vị trí thuận lợi, càng gần trung tâm càng tốt, dễ tìm kiếm và di chuyển thì doanh nghiệp nên ưu tiên chọn những trung tâm có hệ thống sảnh tiệc sang trọng, quy mô đa dạng. Đến với những trung tâm tổ chức chuyên nghiệp, có nhiều sảnh tiệc thì bạn sẽ dễ dàng chọn sảnh phù hợp với lượng khách mời của mình. Ngoài ra khi tham khảo sảnh bạn cũng cần chú ý đến trang thiết bị, hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng như yếu tố an ninh, an toàn của địa điểm đó nữa nhé.

3.4. Xây dựng kịch bản tổ chức

Để buổi hội nghị được diễn ra trọn vẹn và suôn sẻ điều cơ bản và cần thiết nhất bạn cần làm đó là xây dựng một kịch bản rõ ràng, chi tiết. Một kịch bản được lên cụ thể sẽ đảm bảo mọi hạng mục được thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ. Ngoài ra, bạn còn dễ dàng dự đoán trước những tình huống phát sinh và có biện pháp phòng tránh nó hiệu quả.

Để xây dựng một kịch bản hoàn thiện và đặc sắc bạn cần phải xác định mục tiêu của sự kiện để từ đó có thể đưa ra chủ đề (concept) cho hội nghị. Và những yếu tố như thiệp mời, thiệp cảm ơn, quà tặng, sân khấu, backdrop, banners,… sẽ được thiết kế đồng điều theo một chủ đề nhất định như vậy. Với sự đồng bộ này chắc chắn sẽ để lại nhiều dấu ấn đậm nét hơn trong lòng khách mời. Ngoài ra, bạn nên hạn chế đi theo kịch bản đã sử dụng những năm trước, không lặp lại những ý tưởng cũ để tránh đi theo lối mòn gây nhàm chán cho khách mời. Trong kịch bản, bạn cần tạo những khoảnh khắc quan trọng (key moment) để tạo điểm nhấn cho sự kiện. Hãy nhớ rằng nó phải thật sự đặc sắc, tuân theo đúng chủ đề của sự kiện và tính khả thi cao. Ngoài ra, bạn không nên quá lạm dụng nhiều key moment vì khi buổi tiệc xuất hiện quá nhiều khoảnh khắc quan trọng sẽ không còn điểm nổi bật, thu hút nữa.

Trong bản kế hoạch này bạn cũng nên triển khai và phân công công việc cho từng đội, ban và cá nhân cụ thể. Đừng quên kèm theo thời gian thực hiện và tiến độ hoàn thành để dễ dàng theo dõi, kiểm tra. Mọi thứ phải đảm bảo được hoàn thành trước ngày tổ chức từ 1 – 2 ngày để nếu có bất cứ vấn đề phát sinh nào, doanh nghiệp có thể kịp thời ứng phó.

4. Các bước trong tổ chức hội nghị khách hàng

Vào ngày diễn ra hội nghị, sự kiện sẽ được tổ chức theo những nội dung chính sau đây:

4.1. Đón khách

Đây là bước đầu thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp của doanh nghiệp, phần nào khẳng định sự đẳng cấp của sự kiện. Vì vậy, hãy phân công nhóm lễ tân để thực hiện việc tiếp đón khách mời. Bạn cần xác định rõ về tác phong, trình tự check in để đội lễ tân nắm rõ. Hoặc bạn cũng có thể thuê đội ngũ nhân sự đảm nhận trách nhiệm lễ tân để mọi thứ được diễn ra chuyên nghiệp.

4.2. Hướng dẫn khách vào bàn

Sau khi đón khách ở sảnh chờ, doanh nghiệp nên phân công người dẫn dắt khách vào bàn để tránh sự lộn xộn cũng như thể hiện sự chu đáo. Lưu ý rằng nếu khu vực khách VIP không đến đủ, bạn nên linh hoạt sắp xếp khách mời khác lên vị trí trống để không gian không bị rời rạc, mất kết nối nhé.

4.3. Quá trình diễn ra sự kiện

Lúc này sẽ là lúc để ban lãnh đạo lên phát biểu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, gửi lời tri ân và trao quà tặng cho khách mời. Sau cùng sẽ là phần khui champagne để khai tiệc.

4.4. Đãi tiệc

Tuỳ thuộc và ngân sách để doanh nghiệp chọn thực đơn phù hợp nhất. Lưu ý rằng các món ăn không chỉ đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, hương vị mà còn phải đầy đủ dinh dưỡng và hợp khẩu vị của đa số khách mời. Doanh nghiệp nên lồng ghép vào những tiết mục ca nhạc đặc sắc để khiến buổi tiệc thêm phần sôi động nhé.

4.5. Gameshow, tổ chức bốc thăm trúng thưởng

Có thể nói đây chính là phần được nhiều khách mời hào hứng nhất. Bạn nên chọn những phần quà là sản phẩm, dịch vụ của công ty hoặc có sự liên quan để nhằm mục đích quảng bá. Bên cạnh đó, nên chọn những MC chuyên nghiệp, linh hoạt trong cách thức tổ chức, có chất giọng khỏe khoắn, pha chút dí dỏm để có thể hoạt náo không khí cho sự kiện.

4.6. Tiễn khách

Cũng như phần đón khách, tiễn khách cũng phần nào thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. Chỉ có một phần khác biệt đó là doanh nghiệp sẽ chuẩn bị thêm những phần quà để trao tặng mỗi vị khách mời và niềm nở tiễn khách ra về.

5. Mẫu bài phát biểu hội nghị khách hàng

Lời mở đầu:

Để bắt đầu cho bài phát biểu, bạn cần gửi đến lời chào đến toàn thể khách mời, có thể theo mẫu như:
“Kính thưa ông/bà… và toàn thể những vị khách quý đã dành thời gian quý báu để tham dự buổi hội nghị của công ty chúng tôi ngày hôm nay. Tôi là … hiện đang nắm giữ chức vụ… của công ty…

Lời nói đầu tiên cho phép tôi được thay mặt cho công ty gửi đến lời cảm ơn chân thành đến khách hàng, đối tác đã luôn tin tưởng và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi trong suốt thời gian qua. Bên cạnh đó, thật sự cảm ơn vì quý vị đã có mặt trong buổi sự kiện của chúng tôi.

Hôm nay, ngày … tháng … năm…, công ty… có tổ chức hội nghị dành cho khách hàng về những vấn đề… Mong rằng, qua buổi hội nghị này chúng tôi sẽ được đón nhận những đánh giá, góp ý, phản hồi quý báu từ quý vị để từ đó chúng tôi có sự củng cố về chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn.

Nội dung chính:

Bạn cần khái quát những vấn đề mà hội nghị muốn hướng đến một cách đầy đủ nhất. Chẳng hạn như:

Tình hình hoạt động trong thời gian qua của công ty, phạm vị và mức độ phát triển ở thời điểm hiện tại. So sánh những bước tiến cùng kỳ.
Giới thiệu những dự án, chính sách mới tiềm năng hứa hẹn mang đến sự đột phá trong thời gian tới.
Lồng ghép những điểm về văn hoá doanh nghiệp, tầm nhìn sứ mệnh.
Chú trọng vào việc giới thiệu thông tin về sản phẩm, dịch vụ bao gồm cả những mặt hàng đã, đang và sắp sửa được cung cấp. Nêu những cải tiến nếu có để sản phẩm, dịch vụ trở nên tốt hơn.
Điểm qua một vài khó khăn mà công ty hiện đang đối mặt. Nhưng với sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm, uy tín và trách nhiệm của mình, công ty chắc chắn sẽ nỗ lực hết sức để khắc phục những khó khăn đó.

Kết thúc bài phát biểu:

Đại diện phát biểu một lần nữa khẳng định sự quyết tâm vươn lên và phát triển không ngừng của doanh nghiệp.

“Hiện tại tuy còn một vài điểm khó khăn nhưng chắc chắn công ty … sẽ không ngừng cải thiện, ngày càng hoàn thiện, vững mạnh và phát triển hơn trong tương lai. Để có thể đi nhanh và xa hơn, sự tin tưởng và ủng hộ của quý vị chính là nguồn cổ vũ hơn nhất của chúng tôi.

Nếu trong quá trình tổ chức hội nghị này có bất cứ điều thiếu sót nào kính mong quý vị thông cảm cho chúng tôi. Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn sự có mặt của quý vị trong ngày hôm nay, cảm ơn đã lắng nghe bài phát biểu của tôi. Kính chúc quý vị thật nhiều sức khoẻ và thành công, chúc cho hội nghị thành công tốt đẹp. Xin chân thành cảm ơn!”

6. Những lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

QLCE xin gửi đến Quý doanh nghiệp một số lưu ý để buổi sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất, hãy cùng tham khảo những ý dưới đây nhé:

Xin giấy phép tổ chức của chính quyền địa phương
Gửi thư mời cho khách mời ít nhất trước khi tổ chức 7 ngày
Chuẩn bị các tài liệu quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đầy đủ
Lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế phù hợp với tính chất sự kiện
Thường xuyên kiểm tra các thiết bị điện tử khi sử dụng trong hội nghị
Nên chạy thử chương trình
Nên chuẩn bị chu đáo nhân sự và trang thiết bị ý tế túc trực sẵn sàng
Mời những diễn giả, nhân vật nổi tiếng đến sự kiện
Chọn đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp
Có những kế hoạch dự bị, phương án cho tình huống phát sinh
Chăm sóc khách hàng sau khi buổi hội nghị tri ân khách hàng (gọi điện hỏi thăm, gửi email, quà tặng,…)

Bài viết trên đây của QCLE đã tổng kết tất cả những vấn đề liên quan đến hội nghị khách hàng. Mong rằng với những chia sẻ này sẽ giúp Quý doanh nghiệp tổ chức một buổi hội nghị thành công, trọn vẹn nhất. Nếu quý khách muốn được tư vấn về sảnh tiệc, cách thức tổ chức hoặc bất kỳ vấn đề nào, đừng chần chừ liên hệ ngay với QLCE nhé !